Ein typischer Ablauf eines Anfrageeingangs bis zum Start des Vorgangs zu dieser Anfrage besteht aus folgenden Schritten:

• Eingang einer Anfrage im System
• Koordinator wird per Mail informiert
• Koordinator prüft die Anfrage auf Validität/Vollständigkeit
• Koordinator stellt gegebenenfalls Nachforderungen
• Ist die Anfrage formal vollständig/valide, wird die Anfrage 'angenommen' und es wird ein Vorgang gestartet
• je nach Definition der Arbeitsschritte des Vorgangs Information der Beteiligten über anstehende Arbeitsaufgaben

Anfragen können je nach Anforderungen über verschiedene Wege eingehen. Meist gibt es einen Hintergrundtask, welcher in einem festgelegten Interval ein externes Portal auf neue Anfragen überprüft und diese abholt.

Sind neue Anfragen eingegangen wird ein dafür bestimmter Benutzer/Gruppe (welcher hier nachfolgend als Koordinator bezeichnet wird) per Mail über den Eingang neuer Anfragen informiert.

Der Koordinator prüft nun die Anfrage auf formale Vollständigkeit und Validität.

Ist die Anfrage noch nicht vollständig oder valide, kann der Koordinator:

• Nachforderungen an den Anfragenden stellen
• die Anfrage ablehnen

Ist der Antrag vollständig und valide, wird dieser 'angenommen' und es wird ein Vorgang zu diesem Antrag gestartet. In diesem Vorgang ist festgelegt, welche weiteren Arbeitsschritt von wem auszuführen sind. Die entsprechenden Personen werden per Mail über die anstehenden Aufgaben informiert. 

Speichern:

Der Koordinator kann die Anfrage, wenn fachlich so vorgesehen, bearbeiten/ergänzen. Er kann den aktuellen Stand der Anfrage jederzeit zwischenspeichern. Beim Speichern der Anfrage wird nicht geprüft, ob diese valide ist. Damit ist es jederzeit möglich einen 'Zwischenstand' zu speichern.

Prüfen:

Bevor die Anfrage final angenommen werden kann, muss sie vollständig/valide sein. Soweit das vom Programm selber überprüft werden kann, hat der Entwickler der Anwendung entsprechende Routinen definiert. Diese Prüfung kann jederzeit ausgeführt werden und zeigt noch offene Probleme an, die eine Annahme der Anfrage aktuell verhindern würden und noch bereinigt werden müssen.

Eingabe abschließen:

Mit diesem Knopf wird die Anfrage 'angenommen'. Meist ist es so definiert, dass die Daten der Anfrage nicht mehr geändert werden können. Die Daten der Anfrage sind ab diesem Moment 'eingefroren' und dienen als Grundlage für alle Beteiligten, welche an der Beantwortung der Anfrage mitwirken (z.B. die Fachämter, welche ihrerseits eine Stellungnahme abgeben müssen). Wären die Daten der Anfrage noch änderbar, könnten Stellungnahmen auf falschen Grunddaten basieren (die sich nachträglich geändert haben). Bevor der Antrag angenommen werden kann, wird auch immer noch einmal die Prüfung ausgeführt. Wird diese nicht bestanden, kann dieser Schritt nicht abgeschlossen werden.