Eine Arbeitsaufgabe ist ein Teil eines definierten Vorgangs bestehend aus verschiedenen Arbeitsschritten. Jeder Arbeitsschritt ist eine sogenannte Arbeitsaufgabe, die der Bearbeiter/in zugewiesen werden und durch diesen auch bearbeitet werden.
Ein Arbeitsschritt kann einem parallel zu einem anderen ausgeführt werden oder kann nur nach erfolgreichem Abschluss der vorherigen Arbeitsaufgabe gestartet werden. Der Ablauf, der sogenannte Vorgang, wird durch den Koordinator betreut. Dieser kann den Ablauf beeinflussen bzw. ändern.
Nach Abschluss einer Arbeitsaufgabe kann der gesamte Vorgang beendet werden oder es folgt die Freigabe der Bearbeitung der nächsten Arbeitsaufgabe des Vorgangs.
Der Vorgangskontext, also die Einordnung der Arbeitsaufgabe in den kompletten Vorgang, kann der Nutzer/in ebenso einsehen.
Um eine Arbeitsaufgabe zu Bearbeiten muss diese im linken Bereich aus der Liste gewählt werden. Das Formular wird danach in den rechten Bereich geladen.
1. Übernehmen von Arbeitsaufgaben
Eine Arbeitsaufgabe muss vom Bearbeiter/in übernommen werden. Dazu ist auf den gleichnamigen Button 
zu klicken. Der Status der Arbeitsaufgabe ändert sich in In Arbeit und der Bearbeiter/in wird als 'Bearbeiter' an der Arbeitsaufgabe eingetragen.
2. Speichern einer Arbeitsaufgabe
Haben Sie in der Arbeitsaufgabe Informationen eingegeben, so können diese über den 
Button gespeichert werden. Der Status der Arbeitsaufgabe ändert sich in diesem Moment nicht. Sind Sie nicht der eingetragene Bearbeiter der Aufgabe, dann werden Sie per Nachfrage aufgefordert, die Arbeitsaufgabe erst zu übernehmen bevor Sie speichern können.
3. Prüfen einer Arbeitsaufgabe (optional in den Anwendungen vorhanden)
In den Arbeitsaufgaben kann eine Prüfung auf Richtigkeit der eingetragenen Werte erfolgen. Mit dem Klick auf den 
Button wird eine Validierung ihrer Eingaben durchgeführt.
4. Arbeitsschritt abschließen
Sind alle Angaben korrekt und die Prüfung war erfolgreich, so kann der Arbeitsschritt nun abgeschlossen werden. Mit Klick auf den Button 
wird der Status der Arbeitsaufgabe auf Fertig gesetzt. Sind Sie nicht der eingetragene Bearbeiter der Aufgabe, dann werden Sie per Nachfrage aufgefordert, die Arbeitsaufgabe erst zu übernehmen bevor Sie diese abschließen können.
5. Arbeitsschritt abschließen, direkt weiter
Basieren Arbeitsaufgaben aufeinander, so kann mittels dieses Buttons direkt an die nächste Arbeitsaufgaben gewechselt werden. Diese muss nicht erneut übernommen werden.
Weitere Buttons zur Information
Ansicht einer Anfrage
Die Anfrage, welche nun bearbeitet werden soll, kann über den Button Anfrage angesehen werden. 
Beachten Sie, das dieser Button ggf. bei Ihrer Installation auch anders heißen kann. Achten Sie auf das Auge.
Geometrie des Vorhabens
Ist eine Geometrie mit dem Antrag verknüpft, so kann diese über den Button in der Karte angezeigt werden.
Folgende 4 Status sind an Arbeitsaufgaben vorhanden:
- Geplant: Die Arbeitsaufgabe kann noch nicht übernommen werden, da die vorherige Arbeitsaufgabe noch nicht beendet wurden. Über den Vorgangs-Kontext kann man die Reihenfolge der Arbeitsaufgaben einsehen.
- Zu Bearbeiten: die vorherige Arbeitsaufgabe wurde beendet. Diese Arbeitsaufgabe kann nun übernommen werden.
- In Arbeit: diese Arbeitsaufgabe befinden sich durch Sie in Bearbeitung.
- Fertig: diese Arbeitsaufgabe ist fertig und kann nicht mehr bearbeitet werden
Tip: Im Menübereich kann nach den Status der Arbeitsaufgaben gefilter werden!
Zu jeder Arbeitsaufgabe kann ein Kommentar gespeichert werden. Hierbei wird zwischen öffentlichen Kommentaren oder privaten unterschieden. Private Kommentare werden mit einem Schlosssymbol dargestellt.
Je nach Installation können Kommentare nur eine bestimmte Zeit (5 Minuten) bearbeitbar sein, danach kann nur ein neuer Kommentar erfasst werden.
Die Erfassung der Kommentare erfolgt in einem Text-Eingabefeld, welches Formatierungen über Markdown zulässt.
Eine Arbeitsaufgabe wird initial einer bestimmten Gruppe zugewiesen, die für die Bearbeitung dieser verantwortlich ist. Diese Gruppe enthält wiederum verschiedene Bearbeiter. Eine Arbeitsaufgabe kann aber auch direkt einem einzelnen Nutzer zugewiesen werden. Übernimmt ein Bearbeiter eine Arbeitsaufgabe, so wird der Name des Bearbeiters als Bearbeiter hinterlegt. Solange die Bearbeitung einer Arbeitsaufgabe nicht gestartet wird, ist dieses Feld leer. Ändert ein anderer Bearbeiter später Daten der Arbeitsaufgabe oder schließt diese ab, dann muss er vorher die Bearbeitung übernehmen und ersetzt den aktuell eingetragenen Bearbeiter.
- Tags ermöglichen die schnelle Suche nach Objekten
- Kombinationen von privaten und globalen Tags möglich
private Tags
- werden über das rote Plus hinzugefügt
globale Tags
- werden über das schwarze Plus hinzugefügt
Wann sehe ich eine Arbeitsaufgabe in meinen Aufgaben, wenn ich als Bearbeiter oder unter Zuständigkeit eingetragen bin?
Der Eintrag als 'Bearbeiter' einer Arbeitsaufgabe ist nur informativ. Die Rechte an der Arbeitsaufgabe werden über die 'Zuständigkeit' festgelegt.
Bin ich direkt oder über Gruppenmitgliedschaft für eine Arbeitsaufgabe 'zuständig', dann sehe ich diese unter 'Meine Aufgaben'.
Übernehme ich die Arbeitsaufgabe, dann werde ich automatisch in das Feld 'Bearbeiter' eingetragen. Ist bereits ein anderer Bearbeiter eingetragen, dann kann ich die Bearbeitung auf Nachfrage übernehmen und werde stattdessen als Bearbeiter eingetragen. Der vorherige Bearbeiter wird über diese Änderung per E-Mail informiert.
Weshalb werden Aufgaben mit Status fertig dargestellt?
Aufgaben mit Status fertig können über den Filter ausgeblendet werden.