Ein Vorgang ist eine Sammlung aus verschiedenen Arbeitsaufgaben, wobei der Ablauf nie fix ist, sondern jederzeit geändert werden kann. Im einfachsten Fall besteht ein Vorgang aus einer Arbeitsaufgabe.
Hier im Beispiel ist ein Vorgang dargestellt, der aus 3 Arbeitsaufgaben besteht. Ist die erste Arbeitsaufgabe erledigt, folgt die zweite, dann die dritte. Nach der dritten Arbeitsaufgabe wird der Vorgang abgeschlossen und ist vom Status FERTIG. Die Arbeitsaufgaben werden der Reihe nach abgearbeitet, die Bearbeitung von 3 ist erst nach Abschluss der Arbeitsaufgabe 2 möglich.
Parallele Blöcke
Arbeitsaufgaben können aber vom Koordinator auch so vergeben werden, dass diese parallel abgearbeitet werden können. D.h. ein Bearbeiter ist für Aufgabe 3a zuständig, der nächste für 3b. Diese Arbeitsaufgaben können unabhängig bearbeitet werden, der Schritt zur nächsten Arbeitsaufgabe, hier 4, ist erst möglich, wenn alle Arbeitsaufgaben unter 3 beendet wurden.
Die Vorgängsansicht besteht im linken Bereich aus einer Auflistung der Vorgänge, in der Mitte ist der gewählte Vorgang mit den dazugehörigen Arbeitsaufgaben zu finden und im rechten Bereich die aktiven Elemente der Arbeitsaufgabe.
Beispiel Breitbandabfrage.
Der linke Bereich ermöglicht eine Suche nach Vorgängen (Art, Status, Zuständigkeit).
Im mittleren Bereich werden die unterschiedlichen Arbeitsstände der Arbeitsaufgaben farbig hervorgehoben.
Der rechte Bereich deckt sich mit der Ansicht unter meine Aufgaben, wo der zugewiesene Bearbeiter die Arbeitsaufgabe entsprechend erledigen kann. Mit Übernehmen wird auch hier die Arbeitsaufgabe gestartet und mit Beenden erfolgt der Abschluss der Arbeitsaufgabe und die Aktivierung der nächsten folgenden Arbeitsaufgabe.
Die Reihenfolge und die Anzahl der Arbeitsaufgaben werden initial abgestimmt und vorgegeben. Dabei wird auch festgelegt, ob der Koordinator Arbeitsaufgaben erneut hinzufügen kann.
Dies kann je nach Installation unterschiedlich sein!
Beachten Sie hier unbedingt das Kontextmenü an den Arbeitsaufgaben.
Neue Arbeitsaufgaben, sowie neue Blöcke werden über das Kontextmenü hinzugefügt:
Einfügen von Blöcken und Arbeitsaufgaben:
sequentielle Blöcke: Hier werden die Arbeitaufgaben der Reihe nach erledigt.
parallele Blöcke: Die Abarbeitung der Arbeitsaufgaben kann zur gleichen Zeit bspw. durch verschiedene Bearbeiter erfolgen.
Arbeitsaufgaben: je nach Installation können Arbeitsaufgaben hinzugefügt werden.
Öffnen / Erneut öffnen
Eine Arbeitsaufgabe kann geöffnet werden. Ist diese noch nicht abgeschlossen, so kann sie im Fenster bearbeitet, sonst nur angesehen werden.
Um eine Arbeitsaufgabe erneut zu öffnen, muss diese Möglichkeit an der Arbeitsaufgabe vorgesehen sein. Dies ist von der jeweiligen Implementierung der konkreten Anwendung abhängig.
Zudem können nur Arbeitsaufgaben erneut geöffnet werden, die nicht Teil einer Sequenz sind in der es bereits einen in Arbeit befindlichen oder abgeschlossenen Nachfolger gibt. Nur wenn noch keine der nachfolgenden Arbeitsaufgaben begonnen wurde, kann eine Arbeitsaufgabe erneut geöffnet und bearbeitet werden.
Die ursprünglich eingegebenen Daten beliben beim erneuten Öffnen erhalten und können geändert werden.
Eigenschaften
Hier kann der Koordinator der Arbeitsaufgabe einen neuen Titel vergeben, sowie das Datum zum Erledigen hinterlegen.
Löschen
Löscht eine Arbeitsaufgabe, sofern vorgesehen.
nach unten / oben verschieben
Hiermit können die Arbeitsaufgaben in ihrer Position verändert werden, sofern vorgesehen.
Zuständigkeit ändern
Hier kann der Koordinator dieser Arbeitsaufgabe einen anderen Bearbeiter zuweisen.
Mail senden
Mail an alle Zuständigen:
Eingabe eines Nachrichtentextes welcher an alle Zuständigen der Arbeitsaufgabe versendet wird. Ist der Arbeitsaufgabe eine Gruppe als Zuständiger zugeordnet, wird je nach Einstellung versucht, die Mail-Adressen der Gruppenmitglieder über das ActiveDirectory zu ermitteln oder es sind für die Gruppe ein oder mehrere Mail-Adressen hinterlegt.
Info an ausgewählten Benutzer/Gruppe:
Mit dieser Funktion schicken Sie eine Informationsmail zur konkreten Arbeitsaufgabe an den ausgewählten Benutzer/Gruppe. Der Mailtext lautet:
"Jemand möchte Sie über eine Arbeitsaufgabe informieren. Es sind keine weiteren Aktionen nötig."
Angehangen sind weiterhin der Name der Arbeitsaufgabe, das Fälligkeitsdatum sowie direkte Links um die Arbeitsaufgabe anzuschauen bzw. zu bearbeiten.
Hinweis: Es ist derzeit nicht vorgesehen, den Mailtext anzupassen.
Nachforderung
Kenntnisnahmen
Eine Arbeitsaufgabe wird initial einer bestimmten Gruppe zugewiesen, die für die Bearbeitung dieser verantwortlich ist. Diese Gruppe enthält wiederum verschiedene Bearbeiter. Auch die Zuweisung eines einzelnen Nutzers als Zuständiger ist möglich.
Übernimmt ein Bearbeiter eine Arbeitsaufgabe, so wird der Name des Bearbeiters als Bearbeiter hinterlegt. Solange die Bearbeitung einer Arbeitsaufgabe nicht gestartet wird, ist dieses Feld leer. Versucht ein anderer Nutzer die Arbeitsaufgabe zu editieren/abzuschließen, dann muss er diese Arbeitsaufgabe erst übernehmen und wird als neuer Bearbeiter eingetragen.
Vorgang:
Jeder Vorgang hat ein Erstellt und Geändert Datum:
Das Erstellt-Datum ist das Datum, an welchem der Vorgang erstellt wurde.
Das Geändert-Datum ist das Datum der letzten Änderung (Fertigstellung einer Arbeitsaufgabe) an einem Vorgang.
Wird ein Vorgang erstellt, wird automatisch das Fälligkeitsdatum gesetzt. Es liegt 14 Tage nach dem Erstellt-Datum. Dieser Zeitraum kann je nach Installation variieren.
Arbeitsaufgabe:
Wird eine Arbeitsaufgabe übernommen, so wird automatisch das Begonnen-Datum (Reiter Meine Aufgaben) gesetzt. Das Fälligkeitsdatum einer Arbeitsaufgabe legt der Koordinator in der Vorgangsverwaltung fest, siehe Punkt Bearbeiten.